.

(Bron: MooiWerk Breda)

De coronamaatregelen hebben grote impact op onze samenleving. We kunnen ons goed voorstellen dat er veel vragen zijn bij vrijwilligersorganisaties over de gevolgen van deze maatregelen. Vragen over: het kunnen uitvoeren van je dienstverlening, de gevolgen voor je vrijwilligers of gevolgen voor evenementen en bijeenkomsten. We hebben een overzicht gemaakt van veel gestelde vragen en antwoorden. Heb je een andere vraag? Stel deze gerust aan een van onze adviseurs.


Moeten we de vrijwilligersvergoeding doorbetalen?

Een vrijwilligersvergoeding kan alleen worden toegekend als er daadwerkelijk werkzaamheden op vrijwillige basis zijn verricht. Het is een gunst en geen recht. Als vrijwilligers op dit moment geen werkzaamheden doen, hoeft / mag de vrijwilliger dus niet doorbetaald worden.

Kunnen wij als bestuur aansprakelijk worden gesteld tijdens deze coronacrisis?

Nee, niet zolang je als bestuur altijd de overheid, het RIVM, de wet en de statuten van jouw organisatie volgt. Zolang je dat doet kan jou als bestuur niets verweten worden. Het gaat namelijk om kennis van algemene bekendheid. Dit houdt in dat mensen weten dat er een risico is om besmet te raken. Dat is inherent aan het feit dat ze weer naar buiten gaan en een stuk eigen verantwoordelijkheid. Bestuurdersaansprakelijkheid wordt dan ook niet snel aangenomen. In de rechtspraak gaat het altijd over ernstige fouten. Er moet iemand persoonlijk een ernstig verwijt kunnen worden gemaakt.

Hoe om te gaan met de contributie van leden?

Uitgangspunt is dat alle leden ook voor dit ongewone jaar gewoon hun contributie betalen. Tenzij de eigen statuten van de vereniging een tussentijdse opzegmogelijkheid bevatten waarin dit anders is geregeld. 

Mocht je als goedwillende bestuurder overwegen om de contributie stop te zetten of lidmaatschappen te bevriezen, let dan goed op! Een besluit om de contributie stop te zetten moet eigenlijk genomen worden door de algemene ledenvergadering (ALV). Het organiseren van een ALV is momenteel lastig. Bovendien is contributie een belangrijke inkomstenbron voor de vereniging. Het stopzetten of verlagen van de contributie valt NIET onder omzetdaling omdat het een initiatief is van de vereniging. Om deze reden kan het gevolgen hebben voor de landelijke maatregelen die de overheid nu aanbiedt (NOW, TOGS, etc.). Op korte termijn kan de contributiestop dus een verbetering of oplossing lijken, maar op langere termijn kan het vervelende gevolgen hebben.

Mocht je als vereniging in financiële problemen komen doordat je bijvoorbeeld geen contributie meer int, dan ligt de verantwoordelijkheid bij het bestuur. In theorie kan het dus zijn dat bestuurders aansprakelijk worden gesteld voor de gemaakte keuze en het voorbijgaan aan de ALV in de besluitvorming.

Het is normaal gesproken altijd goed om uit te gaan van de wettelijke bepalingen en uitgangspunten. De maatregelen rondom het coronavirus kunnen echter leiden tot bijzondere situaties. Blijf in je communicatie transparant naar je leden. Ga daarnaast  in gesprek met je leden. Veel leden weten niet dat de vereniging wel gewoon kosten maakt, ook al gaan veel activiteiten niet door. Je kunt wel nadenken over compensatie voor je leden. Communiceer nu al wel naar je leden dat jullie nadenken over een mogelijke tegemoetkoming. Organiseer een aanspreekpunt voor leden die de contributie nu echt niet kunnen betalen,  en geef daarnaast leden de kans om een extra donatie te doen.

Door oog te houden voor het grotere geheel en elkaars belangen, voorkom je  onrust en creëer je begrip binnen je vereniging. 

Mogen onze bestuurs- en commissievergaderingen digitaal doorgaan?

(bron: NOV)

Als er niets in de statuten staat, mag je digitaal vergaderen. Via bijvoorbeeld Zoom, Google Hangouts, Skype of Microsoft Teams kun je bestuursvergaderingen door laten gaan. Hierdoor kun je toch essentiële zaken regelen. Mochten er door ziekte weinig bestuursleden aanwezig zijn,  check dan de statuten om te achterhalen wat het minimaal aantal bestuursleden is om besluitvorming te kunnen doen. Als er niks in staat, dan mag je vergaderen en besluiten nemen ongeacht het aantal deelnemers. Staat er wel een minimum in, dan ben je als bestuur niet bevoegd om besluiten te nemen wanneer je onder dat aantal deelnemers zit.

Commissievergaderingen kunnen in de meeste gevallen ook digitaal gehouden worden, tenzij statuten dit verbieden.

Mag onze ALV digitaal gehouden worden?

Verenigingen kunnen een digitale Ledenvergadering organiseren. De noodwet maakt dat mogelijk ook al is dit niet geregeld in de eigen statuten.
Naam van deze wet: Tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid)
zie ook de website van het parlement: https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/wetsvoorstellen/detail?cfg=wetsvoorsteldetails&qry=wetsvoorstel%3A35434.

Kern van de noodwet: 
- Er is een keuze om de ledenvergadering digitaal te houden of 4 mnd uit te stellen: staat er in de statuten een termijn van 6 maanden voor de financiële verantwoording na afloop van het boekjaar dan mag het bestuur deze verlengen met 4 maanden. 
- De wet geldt tot 1 sept. kan telkens met 2 mnd  verlengd worden 
- Bij de oproeping tot de vergadering dient vermeldt te worden dat de vergadering digitaal wordt gehouden. 
- De leden hebben tot minimaal 72 uur voor de vergadering de gelegenheid om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen, via bijvoorbeeld e-mail of door middel van een chatfunctie, over de onderwerpen die op de agenda staan.

Voorwaarden van een digitale vergaderingen:

  • De ledenvergadering is langs elektronische weg voor leden te volgen.
  • schriftelijke vragen tijdens de vergadering met een chatfunctie.
  • De vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering beantwoord
  • De antwoorden worden op de website geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de leden

- De voorzitter leidt de vergadering. Het is mogelijk dat door de omstandigheden leden niet optimaal aan de vergadering hebben kunnen deelnemen, bijvoorbeeld omdat de verbinding wegvalt. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die tijdens de vergadering heeft plaatsgevonden. 

- Het bestuur mag bepalen dat het stemrecht uitsluitend elektronisch kan worden uitgeoefend. Dat kan door leden tijdens de digitale vergadering mondeling te laten stemmen wat hoorbaar is voor andere leden en/of door stemmen voorafgaand aan de vergadering.

(Download hier de uitgebreidere tekst)