Voor vrijwilligersorganisaties die een vrijwilligersbeleid willen opzetten, heeft Arcon een handleiding gemaakt met punten die speciaal voor vrijwilligers aandacht verdienen. Wij bieden deze handleiding aan om op basis hiervan je eigen vrijwilligersbeleid vorm te geven. 

De handleiding van Arcon dateert uit 2012 maar de inhoud is nog steeds actueel.
Een aantal onderdelen zijn aan vervangingen toe (de maximale belastingvrije vrijwilligersvergoeding is inmiddels € 180 per maand of € 1.800 per jaar). Ook ontbreekt in de handleiding de AVG en de WBTR.
We komen in het eerste kwartaal van 2022 met een update versie

Voorbeeld vrijwilligersbeleid

Graag bieden we je een paar voorbeelden van hoe een vrijwilligers er uit kan zien.

Quiet Vrijwilligersbeleid.pdf

Er zijn veel organisaties op zoek naar vrijwilligers. En er zijn veel manieren om juist jouw vacatures onder de aandacht te brengen. Denk dus goed na wie of wat je zoekt om de juiste mensen te bereiken.

Vacaturebank

Het breedste bereik heb je wanneer je de vacaturebank gebruikt. Je vindt die onder de gelijknamige button bovenaan deze pagina. Vul bijgevoegd inschrijfformulier in en verzend dat naar ons via de contactpagina. Als vereniging of stichting kun je gratis een account krijgen voor onze vacaturebank om zelf vacatures te beheren.

Netwerk

Vrijwilligers werven blijkt het meest effectief in je eigen netwerk of dat van je vrijwilligers, deelnemers, bezoekers en cliënten. Laat je netwerk daarom actief weten dat je op zoek bent naar hulp.

Sociale media

Denk goed na wat voor vrijwilligers je nodig hebt. Ben je op zoek naar hulp in de avonden of weekenden? Heb je al eens aan studenten gedacht? Zij zijn via Instagram en Facebook het best bereikbaar. Wil je juist de werkzoekenden een kans geven? Zorg voor activiteit op LinkedIn.

Toch ingewikkeld?

Twijfel je over de aanpak, betreft het een vacature die veel uitleg behoeft of wil je gewoon advies: Wij helpen je graag!
Neem vooral contact met ons op.

Hoe schrijf ik een vacature?

Hoe schrijf je een wervende vacature? Een complete en duidelijke beschrijving geeft een goede eerste indruk. Het eerste wat jouw potentiële vrijwilliger ziet is de titel. Wat zet je er boven? Hou het kort en bondig. Maak de lezer gerust nieuwsgierig. Bijvoorbeeld:

• Hoe goed bent u met huiswerk?
• Daan wil graag met je naar de film.
• Ben jij die gezellige koffievrijwilliger?

Zorg dat je de nieuwsgierig geworden lezer daarna helder alle info geeft. Noem de functie duidelijk bij naam en omschrijf letterlijk wat die inhoudt. Vergeet niet een eerlijke schatting van het tijdsbeslag te geven. De kandidaat weet dan wat hij kan verwachten. Gebruik actieve, korte zinnen en vermijd moeilijke woorden of jargon.  Vertel ook wat de vrijwilliger terugkrijgt: voldoening, waardering, ervaring, gezelligheid.

En verder:  Een tekst vol fouten staat onprofessioneel. Wees uitnodigend en respectvol. Sluit af met een verwijzing naar de organisatie. Schrijf vriendelijk maar ook zakelijk. Beperk de lengte van het bericht.

Last but not least: beantwoord zo snel mogelijk álle reacties.

Zorg dat je vacature wervend is. Er zijn geen regels over de inhoud van de vacature. We geven je graag een paar tips.

Wat verwacht jij van een vrijwilliger?

Wat maakt het werk de moeite waard?
Wanneer heb je de vrijwilliger nodig? (Wees flexibel) 

Geef aan hoe de aannameprocedure verloopt.

Lees hier 10 tips voor het schrijven van een vacature

Vijf manieren om je vrijwilligers te waarderen

Het gevoel gezien te worden, waardering en begrip te krijgen is een van onze basisbehoeftes. Het krijgen van oprechte waardering kan medewerkers enorm motiveren en gelukkig maken. Het stimuleert hen om hun best te doen en nieuwe uitdagingen aan te gaan. We willen immers allemaal voelen dat we van belang zijn. Dat wat we geven en bijdragen ook gezien en gewaardeerd wordt. Als medewerkers geen waardering ontvangen raken ze gedemotiveerd en gefrustreerd. Dat is jammer, want er zijn voldoende manieren om waardering te tonen.

Wat kun jij doen?

Vijf manieren om je waardering te tonen. Let op, niet elk mens is hetzelfde. Als je aandacht geeft aan je vrijwilliger dan weet je waar het meeste behoefte aan is of juist niet.

1. Met tijd
   Neem de tijd om je vrijwilliger te leren kennen. Stel vragen, sta open, geef aandacht.
2. Met cadeau’s
   Als je je medewerkers kent weet je waar ze blij van worden. Een bloemetje, boek of een fles wijn. Maar het hoeft niet altijd geld te kosten. Denk eens na over een beleving.
3. Met woorden
   Welgemeende complimenten doen het vaak goed. Zet je iemand in het zonnetje in een groep, dan kan zo een compliment nog sterker worden.
4. Met hulp
   Wees collegiaal en biedt hulp waar nodig is. Haal koffie, geef een lift of help iemand verder in zijn of haar loopbaan.
5. Fysiek
   Geef eens een schouderklap, een high five of een knuffel. Let op: wees voorzichtig of het wenselijk is.

Wat doet de gemeente?

Vijf manieren waarop de Gemeente Tilburg haar vrijwilligers waardeert:

VrijwilligersTilburg

Door het subsidiëren van VrijwilligersTilburg. Namens de gemeente ondersteunen, informeren, adviseren en promoten  wij vrijwilligerswerk en vrijwillige inzet.

Dat doen we onder andere door de volgende zaken te coördineren /organiseren:

1. Vrijwilligerspunten
   Er zijn meerdere plekken in Tilburg waar je terecht kunt met al je vragen over vrijwilligerswerk en vrijwillige inzet.
2. Vrijwilligerspolis
   Alle vrijwilligers van Tilburg zijn automatisch verzekerd.
3. Vrijwilligersprijzen
   Namens de gemeente en in samenwerking met Rabobank Tilburg e.o. en Interpolis organiseren we de Tilburgse Vrijwilligersprijzen.
4. Vrijwilligersbedankt
   Namens de gemeente werven we sponsoren en beheren we een webshop met leuke bedankjes.
5. Vrijwilligersacademie
   In samenwerking met diverse partners worden vele gratis trainingen, workshops en lezingen aangeboden aan alle vrijwilligers van Tilburg.

Wat doe jij om je vrijwilligers te waarderen?

Wij zijn benieuwd naar jouw tips. Stuur je tips ter inspiratie naar ons via de contactpagina.

Vrijwilligerswerk speelt een steeds belangrijkere rol in de zorg- en welzijnssector en daarom is het juist nu van belang om aan te tonen dat jij jouw vrijwilligerswerk goed georganiseerd hebt. De vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) heeft een keurmerk ontwikkeld voor vrijwilligersbeleid, onder de naam ‘Vrijwillige Inzet Goed Geregeld’.

Dit landelijke keurmerk wordt toegekend aan vrijwilligersorganisaties en maatschappelijke instellingen die met hun vrijwilligersbeleid voldoen aan door NOV gestelde kwaliteitscriteria. Of jouw organisatie daaraan voldoet, kun je zien door de Zelfevaluatie uit te voeren. De link hiernaartoe staat bovenaan deze pagina.

Wil jij in aanmerking komen voor het officiële keurmerk? In dat geval moet je de certificeringsprocedure volgen waarnaar verwezen bovenin deze pagina.

Voor certificering moet je jouw zelfevaluatie laten beoordelen door een door de NOV erkende adviseur. Verschillende adviseurs Vrijwilligerswerk van VrijwilligersTilburg zijn bevoegd om deze beoordeling uit te voeren. Het keurmerk is vier jaar geldig. De link hiernaartoe staat bovenaan deze pagina. 

Wilt u meer informatie?
Neem dan contact op met een adviseur Vrijwilligerswerk

De gemeente Tilburg heeft een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten voor alle vrijwilligers die actief zijn binnen de gemeente Tilburg. Vrijwilligers zijn automatisch verzekerd en hoeven zich niet te registreren. VrijwilligersTilburg coördineert de verzekering, beantwoordt vragen en stuurt eventuele claims, na controle, door aan de verzekeraar.

Klik hier voor de polisvoorwaarden en de folders van de VNG Vrijwilligersverzekering of download het schadeformulier . Of stuur een e-mail naar Vrijwilligerstilburg met je vraag.

Wie valt er onder de VNG-vrijwilligersverzekering? Download het schema

Hoe verder

Wij controleren de gegevens en beoordelen of de claim een kans heeft. Zo ja, dan sturen we de schadeclaim door naar Centraal Beheer.   Centraal Beheer wikkelt de schadeclaim af met de vrijwilliger en/of diens organisatie.

De gemeente speelt hierin geen verdere rol, ook niet als de verzekeraar de claim afwijst. 

Meer weten? Download de volledige brochure

Als vereniging of stichting moet je voldoen aan een aantal wettelijke regels. Ongeacht de grootte van je club. De twee belangrijkste zijn:

De AVG

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing voor alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) in een bestand bewaren. Deze organisaties moeten zich aan de regels in deze nieuwe verordening houden. Dat geldt zowel voor het bewaren in digitale bestanden als in mappen op een plank. Ook deze laatste moeten voortaan veilig worden opgeborgen zonder dat vreemden daar bij kunnen. Met onderstaande zeven stappen maak je jouw organisatie AVG-bestendig!

Bekijk hier welke 7 stappen je moet zetten om te voldoen aan de AVG

De WBTR

Op 1 juli 2021 moet elke vereniging en stichting voldoen aan de WBTR.

Bekijk hier wat er van je verwacht wordt

De gemeente Tilburg heeft vrijwilligerswerk hoog in het vaandel staan en komt de belangrijke groep vrijwilligers graag tegemoet door ze de mogelijkheid te bieden zich te ontwikkelen. Organisaties en sportclubs die veel met vrijwilligers werken, kunnen een eenmalige bijdrage aanvragen voor een cursus of training voor hun vrijwilligers. Overigens worden er via de Vrijwilligersacademie Tilburg jaarlijks ook allerlei cursussen georganiseerd voor geïnteresseerde vrijwilligers die aangesloten zijn bij een organisatie. De gemeente ondersteunt bij de scholing van vrijwilligers die actief zijn of actief willen worden bij vrijwilligersorganisaties of sportclubs en hiermee willen bijdragen aan het versterken van de kracht van de samenleving en het stimuleren van het actief burgerschap en sociale participatie.

Criteria en voorwaarden

Een vrijwilliger die maatschappelijke activiteiten wil organiseren ter verbetering van de leefbaarheid in wijken en buurten, maar nog over onvoldoende kennis beschikt, kan hiervoor worden opgeleid. Hiervoor is geld beschikbaar. Vrijwilligersorganisaties, sportverenigingen, wijkorganisaties en dorpsraden die voldoen aan de gestelde criteria, kunnen voor deze vrijwilliger een cursus/opleiding aanvragen.

1. Het betreft een Tilburgse vrijwilligersorganisatie of sportvereniging met haar werkgebied binnen de gemeente Tilburg (rechtspersoon).
2. De cursus/opleiding moet een duidelijke toegevoegde waarde hebben voor het te verrichten vrijwilligerswerk en heeft direct betrekking op de werkzaamheden van de vrijwilliger of vrijwilligersorganisatie.
3. De aanvraag is minimaal één maand vóór aanvang van de cursus/opleiding bij de Vrijwilligersacademie Tilburg ingediend. Cursussen/trainingen die al hebben plaatsgevonden kunnen niet meer worden vergoed. Maximaal 80% van de cursuskosten wordt vergoed.
4. Per jaar kan een organisatie/vereniging voor een bijdrage van maximaal € 3.000,00 in aanmerking komen.
5. De cursus/training moet binnen één jaar nadat de aanvraag is ingediend hebben plaatsgevonden.
6. Commerciële organisaties/instellingen of cursussen gerelateerd aan commerciële activiteiten komen niet voor deze regeling in aanmerking.
7. De aanvraag wordt uitbetaald na ontvangst van een diploma, certificaat of deelnamebewijs én betalingsbewijs.

Contact

Voor meer informatie neem contact op met de Vrijwilligersacademie Tilburg via onze contactpagina. Voor allerlei vragen over vrijwilligerswerk kun je ook bij ons terecht.

Indiendata

Een aanvraag moet minimaal één maand voor aanvang van de cursus/opleiding worden ingediend (zie ook criteria en voorwaarden).

Beschikbaar budget

De regeling kent een plafond; wanneer dit bedrag op is, worden de laatst binnengekomen aanvragen automatisch afgewezen.

Begin- en einddatum

Begindatum: 1 januari 2022 en einddatum: 31 december 2022.

Uitvoerende instantie

VrijwilligersTilburg, Vrijwilligersacademie Tilburg, Postbus 3078, 5003 DB Tilburg. 

Bezoekadres

Spoorlaan 444, 5038 CH Tilburg.

Formulier downloaden

aanvraagformulier subsidie deskundigheidsbevordering vrijwilligers 2022

Jouw organisatie zal soms graag een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) hebben van de vrijwilligers. Er zijn drie manieren waarop je dat kunt regelen:

1. De organisatie logt met eHerkenning (de online legitimatie-tool voor bedrijven en organisaties) in op de site van Justis, de instantie die aanvragers screent voor de overheid. Justis screent en mailt vervolgens de vrijwilliger. Met de mail en zijn digiD vraagt de vrijwilliger de VOG aan. De kosten zijn 33,85 euro.
2. De vrijwilliger vraagt de verklaring aan via de gemeente. Hijzelf of de organisatie downloadt het benodigde formulier op www.justis.nl. De organisatie vult de gevraagde gegevens op dit formulier in en ondertekent dit. De vrijwilliger vult ook zijn/haar gegevens in en gaat met het formulier en zijn legitimatiebewijs naar de gemeente. De kosten bedragen dan 41,35 euro.
3. Als de organisatie zich inzet voor een kwetsbare doelgroep – denk aan minderjarigen, mensen in een afhankelijkheidspositie en mensen met een beperking – kan ze mogelijk gebruik maken van gratis VOG’s. Hier vind je de voorwaarden. Op die site kun je tevens een aanvraag indienen om gratis VOG’s te verstrekken aan de vrijwilligers.

Wie betaalt?

Meestal vergoeden organisaties de VOG voor hun vrijwilligers. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken met de vrijwilligers, zodat zij weten wat ze kunnen verwachten. Met vragen kun je altijd terecht bij het Vrijwilligerspunt, neem vooral contact met ons op.

In principe geldt voor vrijwilligerswerk van jongeren tot 18 jaar hetzelfde als voor betaald werk. Dit betekent dat kinderen tot 16 jaar formeel geen vrijwilligerswerk mogen doen, met enkele uitzonderingen.

Schoolbezoek

Jongeren van 16 en 17 jaar mogen zonder meer aan de slag, tot zelfs 45 uur per week. Omdat deze jongeren nog (gedeeltelijk) leerplichtig zijn, mag het werk normaal schoolbezoek niet belemmeren. Ook worden de schooluren meegeteld als werktijd. Risicovol werk mag alleen onder deskundig toezicht worden uitgevoerd. (Vrijwilligers)werk tussen 23.00 uur en 6.00 uur is net als oproepdienst verboden. Vrijwilligers onder de 18 jaar vallen onder de arbeidsomstandighedenwet (arbo) als kwetsbare groep. Toezicht en voorlichting zijn voor álle jongeren onder de 18 jaar noodzakelijk.

Bron: Platform Vrijwillige Inzet

In Veilige Handen

Helaas komt seksueel ongewenst gedrag nog veel te vaak voor. Uit een onderzoek in 2006 bleek dat 19% van de vrouwen en 4% van de mannen vóór hun 16e jaar te maken had met seksueel geweld binnen de sport- of jeugdclub, het gezin, op school, in het buurthuis, tijdens het uitgaan of op straat. De slachtoffers vinden het heel lastig om over het misbruik te praten. Dit maakt de gevolgen groot voor hen. Vrijwilligersorganisaties moeten zich bewust zijn van de kwetsbaarheid van minderjarigen en mensen met een verstandelijke beperking.

Stappenplan

Om het onderwerp op de agenda te krijgen van vrijwilligersorganisaties heeft de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV) het project ‘In Veilige Handen’ ontwikkeld.

Ga met jouw organisatie meteen aan de slag of informeer bij onze adviseurs voor een persoonlijk adviesgesprek. 

Blauwe Maan

Blauwe Maan biedt professionele hulp aan mensen die te maken hebben gehad met onvrijwillige seks of seksueel misbruik. Zij ondersteunen ook direct betrokkenen, zoals ouders en partners.

Wil je binnen jouw vrijwilligersorganisatie aan de slag met thema’s die te maken hebben met seksueel grensoverschrijdend gedrag, dan kan Blauwe Maan jullie ondersteunen in het bespreekbaar maken van het onderwerp.

In tijden van bezuiniging kunnen sommige maatschappelijke functies alleen overeind blijven doordat vrijwilligers bereid zijn ze te vervullen. Hiervoor zouden dan vrijwilligers betaalde krachten moeten vervangen. Of dit kan en mag, en onder welke voorwaarden, levert een complexe discussie op. Vereniging NOV stelt zich op het standpunt dat vrijwilligers in bepaalde omstandigheden betaalde krachten kunnen vervangen. Er is echter een aantal randvoorwaarden waaraan voldoen moet worden wanneer vrijwilligers betaalde krachten gaan vervangen.

De randvoorwaarden

1. Het vrijwilligerswerk is echt vrijwillig.
2. De vrijwilliger heeft een intrinsieke motivatie om het werk te doen en zich achter de doelstelling van de organisatie of het project te scharen.
3. De organisatie zorgt voor een goed vrijwilligersbeleid.
4. De organisatie zorgt voor deskundigheidsbevordering.
5. De organisatie zorgt voor een veilige omgeving en goede afspraken over de verantwoordelijkheden.
6. De organisatie is geen profit-organisatie, maar werkt zonder winstoogmerk.
7. De rolverdeling tussen eventuele beroepskrachten en vrijwilligers is duidelijk en in de praktijk ook evenwichtig. Iedereen weet wat hij moet doen en er is onderling respect. Zo kan het zijn dat de beroepskracht er juist is om de vrijwilligers te ondersteunen in plaats van andersom.
8. De grenzen aan wat een vrijwilliger mag doen (bijvoorbeeld in de zorg) veranderen, maar verdienen elke keer weer discussie en heldere afspraken.

Vereniging NOV is ook van mening dat overheden en organisaties heel duidelijk moeten beseffen:

Dat het niet vanzelfsprekend is dat vrijwilligers (voorheen betaalde) taken uitvoeren. Overheden en organisaties doen zichzelf (en anderen) een groot plezier dit mee te nemen bij het opstellen van realistische doelen. Voor veel maatschappelijke functies, en ook voor de ondersteuning en coördinatie van vrijwilligers, zal altijd geld nodig zijn. Verhoging van belastingen, betrekken van fondsen en samenwerking met het bedrijfsleven kunnen hieraan bijdragen. Nederland kent een enorm percentage vrijwilligers met een maatschappelijke betrokkenheid. Aan het een beroep doen daarop zitten echter grenzen; mensen moeten een inkomen hebben, hebben familie, ander vrijwilligerswerk, hobby’s etc.

Bron: NOV