Zet jouw organisatie op de kaart!

Doe op 21 september mee met de Vrijwilligerssafari: hét moment om te laten zien hoe leuk jouw organisatie is voor nieuwe vrijwilligers!

Heeft jouw organisatie meer vrijwilligers nodig? Zitten jullie te springen om extra handjes? Laat deze kans niet lopen en zorg dat jouw organisatie ook meedoet aan de eerste Vrijwilligerssafari in de gemeente Tilburg.

De Vrijwilligerssafari is één grote open dag van maatschappelijke organisaties waarin je oog-in-oog kunt staan met jouw droomvrijwilliger. Open je deuren en ga in gesprek met geïnteresseerden. Laat zien wat voor leuke projecten je hebt, geef een rondleiding en toon jullie bijzondere activiteiten en klussen.

Klik hier voor de communicatie toolbox

Op deze pagina

• Voorbereiding
• Aanmelden
• Wat kun je verwachten?
• Tips

VOORBEREIDING VRIJWILLIGERSSAFARI

Wil jij je organisatie goed voorbereiden op de Vrijwilligerssafari, wil je meer informatie of twijfel je nog? Neem dan contact met ons op. Wij delen graag onze tips en tricks met jou.   

wat kun je verwachten?

VrijwilligersTilburg zorgt voor:

• Promotiemateriaal: digitale poster.
• Promotie via socials en de website van VrijwilligersTilburg.
• Routekaart met deelnemende organisaties.
• Vermelding deelnemende organisaties op de website van VrijwilligersTilburg.
• 'Reisgidsen' die belangstellenden begeleiden op een route.

Jouw organisatie zorgt voor:

• Deelname aan minimaal één dagdeel (middag of avond).
• Het programma van jullie open dag.
• Promotie via jullie eigen website en socials en/of het delen van berichten van VrijwilligersTilburg.
• Ophangen van de poster van VrijwilligersTilburg.

Zes redenen om mee te doen aan de vrijwilligerssafari

1.  Het vergroot jouw naamsbekendheid en verhoogt het imago van jouw organisatie.
2.  Je haalt nieuwe vrijwilligers binnen.
3.  Het is een mooi moment voor je medewerkers om als ambassadeur op te treden.
4.  Naast jouw eigen PR lift je mee op de communicatie van VrijwilligersTilburg.
5.  Je staat oog-in-oog met jouw droomvrijwilliger.
6.  Je hebt een leuke dag!

Tips om jouw open dag tot een succes te maken

1.Duidelijke boodschap
Het allerbelangrijkste is om de boodschap die jij belangrijk vindt duidelijk over te brengen op de aanwezigen van de open dag. Je gasten zullen op de open dag veel informatie krijgen en daarom is het goed om de belangrijkste punten zo kernachtig mogelijk over te brengen.  

2. Zorg dat de organisatie op rolletjes loopt
Dit is een prima gelegenheid om aan geïnteresseerden te laten zien wat jouw mogelijkheden zijn en wat je te bieden hebt. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met jouw organisatie en de kwaliteit van jouw dienst. Zorg daarom dat alles goed geregeld is.

3. Neem voldoende voorbereidingstijd
De ervaring leert dat je drie maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Geef stress en tijdsdruk geen kans en gun jezelf deze tijd.

4. Maak er een project van en zorg voor een draaiboek
Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet.

5. Blijf binnen je budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen.

Heb je de elementaire zaken in beeld gebracht dan kun je overgaan tot het inventariseren en uitwerken van praktische zaken.

PRAKTISCHE ZAKEN IN BEELD 

6. Maak iets bijzonders van je uitnodiging en nodig de juiste personen uit
- Laat je uitnodiging opvallen, zodat ze ook daadwerkelijk ‘uitnodigend’ zijn.
- Draag de juiste boodschap over.
- Nodig (potentiële) vrijwilligers uit, ook als je ze enkel kent van telefonisch contact.
- Het uitnodigen van personeel met partner of familie versterkt de band met de organisatie.

7. Catering, garderobe en aandacht voor je gasten
- Zorg dat de gasten bij binnenkomst welkom worden geheten.
- Zorg voor een aparte ruimte met een goed georganiseerde garderobe.
- Draag deze zaken over aan de juiste mensen, dan kun jij onbezorgd alle aandacht richten op je gasten.

8. Rondleiding door de organisatie
- Zorg voor een professionele begeleiding en uitleg door goed voorbereide medewerkers.
- Het is belangrijk dat alle ruimtes er netjes opgeruimd uitzien.

9. Parkeergemak voor je gasten
Laat gasten weten waar zij hun auto kunnen parkeren.

10. Geef je gasten een cadeautje/ herinnering mee naar huis
Promotionele artikelen en relatiegeschenken zijn hiervoor uitermate geschikt.