Vind jouw droomvrijwilliger(s)!

De aanmeldtermijn is inmiddels gesloten. Meer dan 80 organisaties openen donderdag 21 september hun deuren om potentiële vrijwilligers kennis te laten maken met hun organisatie en het vrijwilligerswerk dat er is. Komende periode zetten wij ons samen met alle vrijwilligersorganisaties in om iedereen enthousiast te maken om mee te doen met de Vrijwilligerssafari!

Naast promotie vanuit VrijwilligersTilburg is er voor jouw organisatie een communicatietoolbox samengesteld, deze helpt je om goed voorbereid op safari te gaan. Met onder andere tips voor sociale media en afbeeldingen.

Open de communicatietoolbox

Hieronder vind je meer informatie over wat je van ons mag verwachten en wat je zelf kunt doen om van jouw open dag een succes te maken; hét moment om als organisatie te stralen!

Heb je na het lezen nog vragen of behoefte aan ondersteuning, wij helpen je graag op weg! Per mail via: info@vrijwilligerstilburg.nl of telefonisch: 013 549 86 46. 

Tips om jouw open dag tot een succes te maken

1.Duidelijke boodschap
Het allerbelangrijkste is om de boodschap die jij belangrijk vindt duidelijk over te brengen op de aanwezigen van de open dag. Je gasten zullen op de open dag veel informatie krijgen en daarom is het goed om de belangrijkste punten zo kernachtig mogelijk over te brengen.  

2. Zorg dat de organisatie op rolletjes loopt
Dit is een prima gelegenheid om aan geïnteresseerden te laten zien wat jouw mogelijkheden zijn en wat je te bieden hebt. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met jouw organisatie en de kwaliteit van jouw dienst. Zorg daarom dat alles goed geregeld is.

3. Neem voldoende voorbereidingstijd
De ervaring leert dat je drie maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Geef stress en tijdsdruk geen kans en gun jezelf deze tijd.

4. Maak er een project van en zorg voor een draaiboek
Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet.

5. Blijf binnen je budget
Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen.

Heb je de elementaire zaken in beeld gebracht dan kun je overgaan tot het inventariseren en uitwerken van praktische zaken.

PRAKTISCHE ZAKEN IN BEELD 

6. Maak iets bijzonders van je uitnodiging en nodig de juiste personen uit
- Laat je uitnodiging opvallen, zodat ze ook daadwerkelijk ‘uitnodigend’ zijn.
- Draag de juiste boodschap over.
- Nodig (potentiële) vrijwilligers uit, ook als je ze enkel kent van telefonisch contact.
- Het uitnodigen van personeel met partner of familie versterkt de band met de organisatie.

7. Catering, garderobe en aandacht voor je gasten
- Zorg dat de gasten bij binnenkomst welkom worden geheten.
- Zorg voor een aparte ruimte met een goed georganiseerde garderobe.
- Draag deze zaken over aan de juiste mensen, dan kun jij onbezorgd alle aandacht richten op je gasten.

8. Rondleiding door de organisatie
- Zorg voor een professionele begeleiding en uitleg door goed voorbereide medewerkers.
- Het is belangrijk dat alle ruimtes er netjes opgeruimd uitzien.

9. Parkeergemak voor je gasten
Laat gasten weten waar zij hun auto kunnen parkeren.

10. Geef je gasten een cadeautje/ herinnering mee naar huis
Promotionele artikelen en relatiegeschenken zijn hiervoor uitermate geschikt.