communicatietoolbox
De voorbereiding op de Vrijwilligerssafari
Een open dag is het perfecte moment om relaties te versterken, potentiële vrijwilligers en andere geïnteresseerden kennis te laten maken met jouw organisatie, familie en kennissen van je medewerkers te betrekken bij je organisatie en jouw organisatie op de kaart te zetten!
Met een open dag creëer je een band met je doelgroep, in dit geval de potentiële vrijwilliger en kun je het gewenste gedrag van je doelgroep stimuleren. En dat is: vrijwilligers binnenhalen voor jouw organisatie! Bovendien creëer je een perfect moment voor mond-tot-mond reclame.
Zes redenen om mee te doen aan de Vrijwilligerssafari
- Het vergroot jouw naamsbekendheid en verhoogt het imago van jouw organisatie.
- Je haalt nieuwe vrijwilligers binnen.
- Het is een mooi moment voor je medewerkers om als ambassadeur op te treden.
- Naast jouw eigen PR lift je mee op de communicatie van VrijwilligersTilburg.
- Je staat oog-in-oog met jouw droomvrijwilliger.
- Je hebt een leuke dag!
Zes tips die jouw open dag tot een succes maken
Let op: VrijwilligersTilburg zorgt voor de algemene communicatie. Maar dat is niet genoeg om veel mensen te bereiken: We hebben jou nodig om de Vrijwilligerssafari tot een succes te maken! Niemand kan beter jouw organisatie verkopen dan jij zelf. Zorg dus voor veel publiciteit. Als alle deelnemers de Vrijwilligerssafari promoten is de kans op succes groter.
1) Neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost tijd. Je moet een plan maken, de juiste mensen inschakelen, afspraken plannen en eventueel offertes opvragen. De ervaring leert dat je drie maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Geef stress en tijdsdruk geen kans en gun jezelf deze tijd!
Bepaal de rolverdeling voor op de dag zelf
Op de dag zelf zijn er een aantal rollen te vervullen. Je kunt het zo gek maken als je wilt, maar wij hebben er een aantal voor je op een rijtje gezet.
- Wie begeleidt de activiteiten?
- Wie vangt externe op zoals catering e.d?
- Wie vangt de bezoekers op?
- Heb je iemand nodig waar iedereen vragen aan kan stellen? Een vliegende keep.
- Wie deelt cadeautjes / goodiebags uit wanneer bezoekers vertrekken?
- Wie zorgt voor leuke foto’s en updates op social media?
- Wie is het aanspreekpunt voor jullie vacatures?
- Wie is het aanspreekpunt voor jullie producten of diensten?
Houd je collega’s op de hoogte
Het is belangrijk dat iedereen weet wat de bedoeling is van jullie Open dag. Je kunt je collega’s gemakkelijk op de hoogte houden door middel van een mailtje, met bijvoorbeeld de onderstaande dingen:
- Kondig aan dat jullie meedoen aan de Vrijwilligerssafari, de open dag en wat het doel is
- Laat collega’s weten of er iets van hen wordt verwacht vooraf óf op de dag zelf
- Houd collega’s op de hoogte van alles wat jullie bedenken, denk aan het programma of bijvoorbeeld de krantenadvertentie die volgende week uitkomt
Sluit gedeeltes af die je niet wil laten zien
Denk even na welke delen van je bedrijf je wel of juist niet aan de bezoekers wil laten zien. Mogen gasten ergens niet komen? Zorg dat de deuren op slot zitten of print een ‘verboden toegang’ plaatje uit.
Denk aan veiligheid
Het is belangrijk dat zowel jouw werknemers als je bezoekers veilig zijn. Bedenk daarom vooraf of het verstandig is dat er een Bhv’er aanwezig is op de dag zelf. Je bent zelf verantwoordelijk om dit goed te regelen!
Zet je openstaande vacatures op ons platform!
Heb je vacatures openstaan? Zorg dan zeker dat je deze rondom de Vrijwilligerssafari Dag online hebt staan op onze website.
2) uitnodiging
Maak iets bijzonders van je uitnodiging en nodig de juiste personen uit
- Hang de poster van de deelname aan de vrijwilligerssafari op voor herkenbaarheid!
- Geef ons een korte beschrijving van jouw organisatie, met een leuke foto en korte beschrijving activiteiten voor de routekaart.
- Laat je uitnodiging opvallen, zodat ze ook daadwerkelijk ‘uitnodigend’ zijn.
- Draag de juiste boodschap over.
- Nodig (potentiële) vrijwilligers uit, ook als je ze enkel kent van telefonisch contact, via de wijk.
- Nodig ook bewoners uit de wijk uit, scholen bij jouw in de buurt, bedrijven (hun personeel kunnen ook vrijwilligerswerk doen), studenten, kennissen, vrienden en familie van jezelf, van cliënten en jouw medewerkers en andere vrijwilligers. Jouw hele netwerk!
- Het uitnodigen van personeel met partner of familie versterkt de band met jouw organisatie.
3) Heb aandacht voor je bezoekers
Catering, garderobe en aandacht voor je gasten
- Zorg dat de gasten bij binnenkomst welkom worden geheten.
- Zorg voor een aparte ruimte met een goed georganiseerde garderobe.
- Besteed de catering uit, of zorg dat er mensen zijn die iedereen tijdig voorzien wordt van een hapje en een drankje (koekjes, een zelfgebakken cake, spekjes. Maar bitterballen mogen natuurlijk ook 😉).
Rondleiding door het bedrijf
- Zorg voor een goede uitleg door goed voorbereide werknemers.
- Het is belangrijk dat alle ruimtes er netjes opgeruimd uitzien.
- Zorg dat mogelijk aanstootgevende afbeeldingen of posters met ‘interne grappen’ verwijderd zijn.
- Houd kasten gesloten en zorg dat bureaus netjes zijn.
- Wees er alert op dat er geen documenten rondslingeren.
Parkeergemak voor je gasten (auto en fiets)
- Laat gasten weten waar zij hun auto kunnen parkeren.
- De parkeermogelijkheid kan met duidelijk herkenbare informatieborden worden aangegeven.
- Goede parkeergelegenheid voorkomt frustratie en jouw gast behoudt zijn goede humeur.
4) Zorg voor een beleving
Kijkje achter de schermen
Bij sommigen organisaties ben je al eens binnen geweest omdat ze vaker open zijn. Bij andere heb je nog geen idee wat je te wachten staat. Bij elke deelnemer is het anders, maar één ding is zeker: een bezoeker wil graag zien hoe het er achter de schermen aan toe gaat.
Zorg er daarom voor dat je op donderdag 21 september iets laat zien wat bezoekers normaliter niet kunnen zien. Denk aan de hal waar alleen maar medewerkers komen. Wanneer je hetzelfde laat zien als op een ‘gewone dag’ is een bezoeker simpelweg minder snel getriggerd om langs te komen.
Tentoonstellen óf demonstreren
Je kent zelf het verschil natuurlijk, maar voor een bezoeker kan dit een wereld van verschil zijn. De beleving is velen malen anders wanneer je een product of dienst in actie ziet dan wanneer je er alleen maar naar kunt kijken. Soort van het verschil tussen het kijken naar een plaatje van een lekkere maaltijd óf de maaltijd daadwerkelijk kunnen eten. Snapje?
5) schreeuw het van de daken
Hopelijk begrijp je net zoals wij waarom het zo belangrijk is om iets tofs te organiseren. Daarbij is het niet alleen leuk voor de bezoeker, maar kan jij of je collega ook al je organisatie skills uit de kast halen. Hulp nodig bij het bedenken van activiteiten? Laat het ons weten! Hier alvast een aantal ideeën:
- Workshop of mini-cursus
- Laat bezoekers mee doen met een activiteit
- Quiztour (soort rondleiding met vragen)
- Zorg dat er ook iets voor kinderen te doen is
- Activiteiten promoten: heb je éénmalige klussen / terugkerende taken? Laat ze zien!
- Maak zelf foto/ video materiaal tijdens open dag om naderhand ook in te zetten als promo middel. (check eerst bij bezoekers of ze op de foto willen).
Gebruik Sociale media
6) afsluiten of binden
Zorg ervoor dat de gasten hun contactgegevens achterlaten. Zo kun je ze achteraf nog altijd benaderen voor een follow up ontmoeting om vrijwilliger te worden!
- Vraag hoe ze het vonden
- Geef ze iets mee: een goodiebag, een cadeautje, een gadget, een pen, een flyer over het vrijwilligerswerk, maar minstens jouw contactgegevens
- Stuur een bedankmailtje: 'Wat fijn dat je er was. Geniet van het weekend.'
- Geef ze bedenktijd en bel of mail na het weekend om nog eens een kopje koffie te komen drinken.
- Hebben ze geen interesse in vrijwilligerswerk bij jouw organisatie? Wat kun jij nog voor hun betekenen? Ken je nog een club die beter past bij de vrijwilliger?
- Een goede evaluatie is een belangrijk onderdeel. Complimenteer je medewerkers en bedank degenen die aan de open dag hebben meegewerkt voor hun inzet. Dat wordt zeker gewaardeerd. Wat ging er goed? Wat zijn de verbeterpunten? Leer van de ervaringen en zet ze in voor een volgende keer. Heb je beloften gedaan aan je gasten, zorg dan dat je dit ergens vastlegt en kom je beloftes na.